Razones para usar Access o Excel.

Una pregunta que muchas veces me hacen es: ¿me conviene más usar Access o usar Excel? En la página 16 del libro Microsoft Access 2007 Inside Out se mencionan las siguientes razones para hacer el cambio:

  1. Tienes demasiados archivos separados o demasiados datos en archivos individuales. Esto hace que sea difícil administrar los datos. Además, los datos pueden exceder los límites del software o la capacidad de la memoria del sistema.
  2. Usas los datos para muchos propósitos distintos – transacciones detalladas (como facturas, por ejemplo) y análisis y resúmenes (como las ventas trimestrales) y análisis «qué tal si» para probar diferentes escenarios. Por tanto, necesitas poder ver los datos de muchas maneras diferentes, pero se vuelve difícil crear muchas «vistas» de los datos.
  3. Necesitas compartir los datos. Por ejemplo, mucha gente captura, actualiza y analiza los datos. Solamente una persona a la vez puede actualizar un documento de proceso de textos, y aunque en Excel 2003 y posterior pueden compartir un archivo y actualizarlo al mismo tiempo, no hay un mecanismo que impida que dos usuarios actualicen el mismo renglón a la vez, de manera que los cambios deben ser validados por la segunda persona que graba. En contraste, Access bloquea el registro de una tabla que se está modificando por una persona de manera que no haya conflicto con los cambios realizados por otra persona, al mismo tiempo que permite que varias personas trabajen o modifiquen los demás registros (renglones) de la base de datos. Así, cada persona trabaja con los mismos datos y siempre ve la versión más actualizada de los cambios  en cuanto los graban los otros usuarios.
  4. Cuando necesitas controlar los datos porque diferentes grupos los accesan, porque se usa para administrar tu negocio, y porque los datos están relacionados (como los datos para las órdenes de venta y la información de los clientes). Esto implica que debes controlar los valores de los datos, y debes asegurar que los datos son consistentes.
Dicho esto, debo agregar la principal razón para usar Excel: es mucho más fácil de usar, tiene una gran capacidad y cuando sólo lo usan unas cuantas personas puede ser muy útil.
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Acerca de

Armando Franco tiene amplia experiencia en las áreas de sistemas, compras y proyectos. Cuenta con una Maestría en Administración de Tecnologías de Información, y las certificaciones Certified Purchasing Manager, Microsoft Office 2010 Specialist, Expert y Master.

2 Comentarios en “Razones para usar Access o Excel.
  1. Manuel dice:

    Para cosas chiquitas access puede servir, para un ambiente de producción solo vas a llorar todos los días con access.

    • Armando dice:

      Hola Manuel.

      Muchas gracias por tomarte el tiempo de comentar.

      He visto a Access funcionar muy bien en temas como reporte de fallas de calidad, control de inventarios de muestras, datos de contactos… Pero ciertamente Access tiene sus limitaciones, como el infame máximo de 2Gb por base de datos, la necesidad de tener una conexión de red súper estable (aunque me falta explorar Access 365 en un servidor Sharepoint de OneDrive) y la dificultad para hacer un insert/update en la misma instrucción de una manera sencilla, entre otras.

      ¿Qué producto le recomendarías utilizar a una persona que no es programadora en lugar del Access?

      Saludos.
      Armando.

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