Separar nombres en Excel

Un problema común en Excel es que tenemos los nombres de las personas de esta manera:

González Gallo, Efraín

Y necesitamos pasarlos a un formato donde tengamos en una columna el nombre, en otra columna el apellido paterno y en otra columna más el apellido materno. Aquí les daré varias opciones.

Llenado rápido

En el menú de Datos / Data de Excel 2013 hay una función llamada Llenado rápido / Quick fill. Si González Gallo, Efraín está en la celda A2, necesitaríamos escribir Efraín en la celda B2, seleccionar las celdas que queremos separar, y elegir la opción de llenado rápido.

Texto a columnas

Otra opción, disponible en versiones anteriores a Excel 2013, es seleccionar los datos que queremos separar e ir a Datos – Texto a columnas / Data – Text to columns.

Elegimos Delimitados / Delimited Siguiente / Next.

Si tenemos los datos separados por espacios y comas, marcamos ambas opciones en el cuadro que aparece.

Elegimos Finalizar / Finish y esto separará las columnas. Antes de usar esta opción hay que insertar varias columnas a la derecha, porque los datos que estén en las columnas de al lado se pueden borrar cuando se hace la división.

Este método tiene la desventaja de que los nombres no son uniformes. Estos nombres se separarán así:

A B C D E
1 Nombre Completo Primer N Segundo N Apellido P  Apellido M
2 José González Cabrera José González Cabrera
3  Noé Carlos Prado Noé Carlos Prado
4  Luis Fernando Ruiz Godínez Luis Fernando Ruiz  Godínez 
5  María de Jesús Rosales María de Jesús Rosales 

Para evitar esto, se pueden ordenar los nombres según el número de espacios que tengan. La fórmula para hacerlo, si se escribe en B2, sería:

=LARGO(ESPACIOS(A2))-LARGO(SUSTITUYE(A2,» «,»»))

=LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2,» «,»»))

La fórmula quiere decir:

A lo que mida lo que tienes en A2, sin espacios al principio ni al final, y un solo espacio entre las letras, réstale el largo de A2 quitando todos los espacios. La diferencia entre estos dos nos da el número de espacios que tienen los nombres, y podemos dividir los nombres según los que tienen 2 espacios, 3 espacios y así sucesivamente.

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Acerca de

Armando Franco tiene amplia experiencia en las áreas de sistemas, compras y proyectos. Cuenta con una Maestría en Administración de Tecnologías de Información, y las certificaciones Certified Purchasing Manager, Microsoft Office 2010 Specialist, Expert y Master.

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